El registro horario digital obligatorio es una de las novedades laborales que más dudas está generando entre pymes y autónomos con empleados. Entre borradores, aplazamientos y titulares contradictorios, es normal no tener claro qué hay que hacer ni cuándo. En este artículo te lo explicamos de forma sencilla: qué es, en qué punto está la norma, a quién afecta y cómo prepararte para no llevarte sustos con la Inspección de Trabajo.
¿Qué es el registro horario digital?
Desde mayo de 2019 todas las empresas en España ya están obligadas a registrar cada día la hora de entrada y de salida de sus trabajadores y a guardar esos registros durante cuatro años. Hasta ahora, la ley no dice cómo hacerlo: vale un cuadrante en papel, una hoja de Excel o una aplicación.
Lo que prepara el Ministerio de Trabajo es un real decreto que obligará a que ese fichaje sea únicamente digital, que no se pueda modificar sin dejar rastro y que la Inspección de Trabajo pueda consultarlo a distancia y en tiempo real. Dicho de forma sencilla: con el registro horario digital obligatorio se acabó fichar en papel o en Excel.
¿Qué cambia respecto a lo que ya hacías?
| Aspecto | Ahora | Con el nuevo real decreto (borrador) |
|---|---|---|
| Formato | Libre: papel, Excel o app | Solo digital |
| Cómo se ficha | Sin requisitos concretos | Cada trabajador ficha personalmente, con verificación de identidad |
| Qué se registra | Entrada y salida | Entrada, salida, pausas y tipo de horas (ordinarias o extra) |
| Correcciones | Sin control | Cualquier cambio queda registrado: qué, cuándo y quién |
| Inspección | Cuando lo pide | Acceso telemático y remoto |
| Conservación | 4 años | 4 años |
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital obligatorio?
A día de hoy (finales de octubre de 2026) todavía no hay fecha oficial. El real decreto no se ha aprobado ni publicado en el BOE, así que solo sigue vigente la obligación de 2019. Estos son los pasos que ha dado la norma:
- Septiembre de 2025: el Gobierno decide tramitarla por vía urgente.
- Octubre de 2025: el borrador sale a audiencia pública.
- Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable y obliga a revisar el texto.
- Julio y septiembre de 2026: la aprobación se aplaza para rehacer el borrador.
- Octubre de 2026: Trabajo da por terminada la revisión y busca llevarlo al Consejo de Ministros.
Además, hay elecciones generales convocadas para el 29 de noviembre de 2026. Al ser un real decreto (y no una ley), el Gobierno puede aprobarlo sin pasar por el Congreso hasta ese día. Si no lo hace, la decisión quedará en manos del próximo Gobierno.
¿Habrá margen para adaptarse?
El borrador prevé que la norma entre en vigor solo 20 días después de su publicación en el BOE. El Consejo de Estado consideró ese plazo insuficiente y se ha negociado un calendario escalonado para las empresas más pequeñas, pero ningún plazo es oficial hasta que se publique el texto definitivo. Por eso nuestra recomendación es clara: mejor adaptarse con calma ahora que con prisas después.
¿A quién afecta el registro horario digital?
- Sí afecta a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin importar su tamaño o sector: da igual tener 2 empleados que 200.
- Autónomos con empleados: deben registrar la jornada de sus trabajadores (aunque ellos no fichen).
- Teletrabajo: también hay que fichar entradas, salidas y pausas, igual que en la oficina.
- No afecta a autónomos sin empleados ni al personal de alta dirección.
Requisitos del registro horario digital obligatorio
No basta con tener “una app”. Según el borrador, el sistema tendrá que:
- Ser 100 % digital (nada de papel ni hojas de cálculo editables).
- Que cada trabajador fiche de forma personal, verificando su identidad.
- Recoger entrada, salida, pausas y distinguir horas ordinarias y extraordinarias.
- Ser inalterable: cualquier corrección debe quedar registrada con fecha y responsable.
- Permitir el acceso remoto a la Inspección, al trabajador y a sus representantes.
- Conservar los datos 4 años y cumplir el RGPD.
Ojo con la huella dactilar o el reconocimiento facial: la normativa de protección de datos los considera datos especialmente sensibles y solo los admite en casos muy justificados. Lo más seguro es fichar con app móvil, código QR, tarjeta o terminal sin biometría.
¿Qué sanciones hay si no llevas el registro de jornada?
Hoy, no llevar correctamente el registro horario es una infracción grave con multas de 751 a 7.500 euros. El borrador plantea endurecerlas para que se calculen por cada trabajador afectado (hasta 10.000 euros por persona), aunque ese cambio necesita una reforma de la ley de sanciones (LISOS) para aplicarse.
Y hay otro riesgo: si un trabajador reclama horas extra y la empresa no tiene un registro fiable, los tribunales ponen sobre la empresa la carga de demostrar la jornada real. Sin registro, es muy difícil defenderse.
Cómo preparar tu empresa paso a paso
- Revisa cómo fichas hoy. Si usas papel o Excel, no incumples todavía, pero tendrás que cambiar.
- Comprueba tu software actual. Si permite editar fichajes sin dejar rastro o no da acceso remoto, no será válido.
- Elige una herramienta que cumpla los requisitos y que se integre con tus nóminas (pausas, horas extra, vacaciones).
- Informa a tu plantilla y a su representación legal, y documenta el sistema elegido.
- Haz una prueba antes de que la norma sea obligatoria para corregir fallos con tranquilidad.
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Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Puedo seguir fichando en papel o Excel?
Sí, de momento. Mientras el real decreto no se publique en el BOE, el papel y el Excel siguen siendo válidos si el registro es fiable. Cuando entre en vigor, dejarán de serlo.
Soy autónomo y trabajo solo, ¿tengo que fichar?
No. La obligación solo existe si tienes trabajadores contratados. En el momento en que contratas a alguien, debes registrar su jornada.
¿El fichaje digital también es obligatorio en teletrabajo?
Sí. Los trabajadores en remoto deben registrar entrada, salida y pausas igual que en la oficina. Lo más habitual es hacerlo con una app móvil o web.
Información actualizada a 29 de octubre de 2026. Actualizaremos este artículo en cuanto se publique el real decreto en el BOE.
